Xin chào mọi người, hôm nay chúng ta sẽ cùng thảo luận về một chủ đề rất quan trọng và thú vị: các biện pháp thúc đẩy sự phối hợp giữa PMO và Agile CoE trong quá trình Agile transformation của một tổ chức.
Bạn có biết rằng Agile là một trong những xu hướng nổi bật nhất trong lĩnh vực quản lý dự án hiện nay không? Theo một nghiên cứu của Gartner, chỉ có 31% tổ chức đã áp dụng Agile trên diện rộng, nhưng những tổ chức này lại thu được những lợi ích đáng kể như khả năng thích ứng với thay đổi tốt hơn, nâng cao hiệu quả và hiệu suất, đồng thời thúc đẩy sự sáng tạo và học hỏi liên tục. Một số ví dụ nổi tiếng về các tổ chức chuyển đổi sang Agile thành công có thể kể đến như Spotify, Riot Games và Hilcorp.
Vậy các tổ chức cần làm gì để chuyển đổi sang Agile thành công?
Theo quan điểm của tôi, một trong những yếu tố then chốt của Agile transformation thành công chính là sự phối hợp giữa PMO và Agile CoE – hai bộ phận đóng vai trò cực kỳ quan trọng trong việc hỗ trợ, định hướng và lan tỏa các nguyên lý cũng như thực hành Agile trong tổ chức.
Tại sao lại như vậy? Để làm rõ vấn đề, trước tiên tôi xin giới thiệu ngắn gọn về PMO và Agile CoE.
PMO là gì?
PMO là viết tắt của Project Management Office, tức Văn phòng Quản lý Dự án, là một đơn vị chuyên trách về quản lý dự án trong tổ chức.
PMO có nhiệm vụ xây dựng các tiêu chuẩn, quy trình, phương pháp và công cụ quản lý dự án; cung cấp báo cáo, phân tích và khuyến nghị cho ban lãnh đạo; giám sát và kiểm soát dự án nhằm đảm bảo chất lượng, tiến độ và ngân sách; đồng thời hỗ trợ, đào tạo và phát triển đội ngũ quản lý dự án.
PMO thường tập trung vào governance, control và measurement, và có xu hướng sử dụng các phương pháp quản lý dự án truyền thống như Waterfall hoặc PRINCE2.
Agile CoE là gì?
Agile CoE là viết tắt của Agile Center of Excellence, tức Trung tâm Xuất sắc về Agile, là một nhóm các cá nhân có kỹ năng và chuyên môn về Agile, chịu trách nhiệm dẫn dắt và lan tỏa tri thức Agile trong tổ chức.
Agile CoE có trách nhiệm xác định, chia sẻ và tài liệu hóa các kỹ thuật, nguyên lý và thực hành Agile; hỗ trợ, tư vấn và đào tạo các đội nhóm áp dụng Agile; tổ chức các communities of practice để khuyến khích học hỏi và chia sẻ kinh nghiệm; đồng thời theo dõi và đánh giá tiến trình cũng như kết quả của Agile transformation.
Agile CoE ít tập trung vào kiểm soát mà thiên về việc facilitate, support và align cho các đội nhóm, giúp họ tự quản lý một cách linh hoạt.
Như vậy, có thể thấy PMO và Agile CoE có sự khác biệt rõ ràng về cách tiếp cận, tư duy và thực hành. PMO thường theo phong cách quản lý tập trung, tuân thủ các quy tắc và tiêu chuẩn đã định, trong khi Agile CoE lại theo phong cách phi tập trung, linh hoạt và thích nghi theo bối cảnh. Tuy nhiên, điều này không có nghĩa là hai bên không thể phối hợp với nhau. Ngược lại, sự phối hợp giữa họ là yếu tố then chốt để đảm bảo thành công cho Agile transformation.
Vậy sự phối hợp này mang lại những lợi ích gì cho tổ chức?
Theo tôi, sự phối hợp giữa PMO và Agile CoE mang lại những lợi ích sau:
Thứ nhất, sự phối hợp giúp tạo ra tầm nhìn và mục tiêu chung cho Agile transformation. Hai bên có thể cùng nhau xác định các giá trị cốt lõi, nguyên lý và thực hành Agile mà tổ chức muốn theo đuổi; cùng thiết kế một Agile transformation roadmap phù hợp với nhu cầu và điều kiện thực tế; và truyền thông tầm nhìn, mục tiêu này tới toàn bộ tổ chức. Điều này giúp tăng cường sự thống nhất, cam kết và tập trung vào mục tiêu chung.
Thứ hai, sự phối hợp giúp tận dụng thế mạnh và bù đắp hạn chế của nhau. PMO có thể cung cấp cho Agile CoE các thông tin, dữ liệu và báo cáo dự án để Agile CoE hiểu rõ tình hình và đưa ra khuyến nghị phù hợp. Ngược lại, Agile CoE có thể cung cấp cho PMO kiến thức, kỹ năng và kinh nghiệm về Agile, giúp PMO áp dụng Agile linh hoạt và hiệu quả hơn trong công việc. Hai bên cũng có thể hỗ trợ lẫn nhau trong đào tạo, tư vấn và hỗ trợ các đội nhóm.
Thứ ba, sự phối hợp giúp tạo ra môi trường làm việc khuyến khích học hỏi và cải tiến liên tục. PMO và Agile CoE có thể cùng tổ chức các hoạt động như open space, lean coffee, hackathons, communities of practice để khuyến khích các đội nhóm chia sẻ kinh nghiệm, ý tưởng và giải pháp liên quan đến Agile. Đồng thời, họ có thể cùng nhau thử nghiệm, đánh giá kết quả và đề xuất cải tiến cho quá trình Agile transformation.
Rõ ràng, sự phối hợp giữa PMO và Agile CoE là vô cùng quan trọng để đảm bảo thành công của Agile transformation. Tuy nhiên, sự phối hợp này cũng gặp không ít thách thức. Vậy làm thế nào để cải thiện sự phối hợp giữa hai bộ phận này?
Dựa trên các nguyên lý và bước trong Agile transformation roadmap, tôi xin đề xuất một số giải pháp như sau:
Thứ nhất, cần xây dựng niềm tin và sự tôn trọng lẫn nhau giữa PMO và Agile CoE. Hai bên cần hiểu rằng họ không phải là đối thủ mà là đồng minh trong Agile transformation. Cần ghi nhận và trân trọng thế mạnh, đóng góp của nhau, tránh chỉ trích hay so sánh tiêu cực. Cần có tinh thần hợp tác cao, sẵn sàng chia sẻ thông tin, tri thức và kinh nghiệm, cũng như cởi mở học hỏi lẫn nhau.
Thứ hai, cần thiết lập kênh giao tiếp và phối hợp hiệu quả. Hai bên cần có kế hoạch truyền thông rõ ràng, xác định đối tượng liên quan, nội dung trao đổi, phương thức và tần suất giao tiếp. Việc giao tiếp cần thường xuyên, minh bạch và trung thực để tránh hiểu lầm. Đồng thời, cần có cơ chế phản hồi và giải quyết vấn đề để xử lý kịp thời các xung đột phát sinh.
Thứ ba, cần tạo ra không gian học tập và sáng tạo chung cho PMO và Agile CoE. Hai bên cần cơ hội trải nghiệm Agile không chỉ qua đào tạo mà còn qua thực tiễn như tham gia các dự án Agile, thực hiện các thử nghiệm Agile, tổ chức workshop hay hackathon để giải quyết các vấn đề liên quan đến Agile. Đồng thời, cần có không gian để tự do đề xuất và thử nghiệm ý tưởng mới mà không bị ràng buộc bởi các quy tắc cũ.
Kết luận
Tóm lại, tôi đã trình bày các nội dung chính sau:
Trước hết, tôi giới thiệu về PMO và Agile CoE, hai bộ phận đóng vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ và lan tỏa Agile trong tổ chức.
Tiếp theo, tôi phân tích tầm quan trọng của sự phối hợp giữa hai bên và những lợi ích mà nó mang lại.
Cuối cùng, tôi đề xuất một số giải pháp để cải thiện sự phối hợp giữa PMO và Agile CoE trong Agile transformation.
Hy vọng phần trình bày này đã mang lại cho các bạn những thông tin hữu ích. Nếu có câu hỏi hay ý kiến, xin hãy chia sẻ để chúng ta cùng tiếp tục thảo luận.
